金融服務專業人士在疫情期間學會了如何舉辦虛擬研討會，這項技能大概率成為了他們的拿手好戲。如今，世上大部分地區都在向遙距工作和現場工作兩者結合的方向過渡，我們的會面方式亦將發生翻天覆地的變化。

有很大一部分人希望重返研討會和討論會現場，親身感受那種氣氛，但世界已分成了現場派和虛擬派兩大陣營。隨著客戶和準客戶逐漸發佈在世界各地，混合式會議將成為一種互補的完美方案。然而，訣竅在於將現場與遙距與會者同時凝聚起來，以獲得最佳效果。如果處理得宜，客戶和準客戶混合式會面的好處可能會超過其他做法。

以下我們送上四大貼士，有助您從一開始找到最佳組合：

1. 以獨特方式讓網上與會者融入其中

單單在會議室或會場邊上豎立大螢幕，這跟人們參加電話會議沒甚麼兩樣。相反，要保證網絡平台和現場會議都用同一個主持人，保證網上與會者有充分互動。除了主螢幕外，在房間各個角落放置幾部顯示器，捕捉不同的攝影角度，這樣網上與會者就會更有真實感。

另外，可以邀請網上與會者參與投票，與大家分享投票結果，並詢問現場與會者對投票結果的反應，以便進一步討論。

2. 試咪、試咪、1-2-3

如果您能解決最大的問題，即本應在活動前解決之技術問題所造成的延誤，虛擬會議就會變得輕鬆得多。這就是實踐的回報。

在採用混合形式會議時，最薄弱的環節就是技術，這一點毋庸置疑。會議地點一定要有 IT 專家駐守現場，要跟他們討論混合式會面的計劃，以便他們提供必要的裝置指導，讓會議順利展開。安排會議地點的 IT 團隊進行實際演練是最佳做法。

測試期間，要確保攝影機佈置妥當、照明和咪高峰校準無誤，此外大批網上與會者湧入時也要保證本地網速不會變慢。瞭解並查看會議地點的備用方案，萬一出現故障，也能採取最後的安全措施。

3.  截取點播內容以備後續之需

為虛擬觀眾提供現場會議直播，讓客戶和新團隊成員能在會後觀看。運用多角度拍攝畫面，以及虛擬和現場觀眾的討論，您可以後期制作一段影片，以獨特的方式記錄這兩種互動渠道並將兩者結合起來。

許多會議的常見策略就是收集好評。既然與會者們都在直播平台上，您也可以運用這個良機，在休息期間與網上與會者就會議或會面展開 30 秒的談話。這些影片可以剪輯成合集，供網上與會者觀看和在社交媒體上發佈。點播內容還可以強調這次會議的與眾不同之處，邀請各個地區的人積極參與。

4. 使用虛擬活動的數據來促進現場參與

提升會議和研討會的最大挑戰就是缺乏可用於改善後續會議的數據。如今，我們可以充分善用從網上與會者身上採集到的數據。這不僅僅是收集資料，譬如有多少與會者上線、他們停留了多長時間、參與程度如何等等；有了全神貫注地投入會議的觀眾，您肯定能從中獲益。

由於這些觀眾會從不同的角度觀看會議或大會，活動策劃者也可以觀察到現場與會者，看看他們在會議期間的情況。好好觀察網上和現場與會者，這是掌控觀眾氣氛的絕佳辦法。

雖然領導者現在不必制定有關疫情的規劃，但虛擬會議很可能會繼續開下去。透過結合現場和虛擬技術，我們可以藉此契機，汲取這兩大方向的精華。

Lisa Apolinski 是一名國際演講者、數碼策略專家、作家以及 3 Dog Write 的創辦人。如需瞭解更多資訊，敬請瀏覽 3dogwrite.com。