Có sự khác biệt giữa việc xác định một điểm yếu và việc cảm thấy bạn có đủ lực để làm gì đó nhằm khắc phục điểm yếu này. Vì vậy, khi Bản khảo sát Phân tích Chuẩn đối sánh MDRT hàng năm chỉ ra rằng công ty cô đang thừa nhân lực, Aurora L. Tancock, FLMI, CFP chỉ nhún vai bỏ qua.

“Tôi có cảm giác chúng tôi hoạt động không hiệu quả như mong đợi, nhưng tôi không dành thời gian để xem xét điều đó vì tôi đang cố gắng tiếp xúc với khách hàng nhiều nhất có thể,” thành viên MDRT 23 năm đến từ St. Catharines, Ontario, Canada chia sẻ. “Tôi đã quá tập trung vào việc tương tác với khách hàng mà không xem xét kỹ lưỡng hoạt động bên trong văn phòng.”

Đó là cho đến khi Tancock tham dự một cuộc họp nhóm tại Hội nghị thường niên Top of the Table, nơi cô học cách tùy chỉnh cuộc khảo sát và so sánh hoạt động của mình với những người khác đang thực hiện cùng loại hình kinh doanh - trong trường hợp này là lập kế hoạch nghỉ hưu và tài sản cho 225 gia đình, với 75% hoạt động kinh doanh tập trung vào hoạch định tài sản và 25% vào lập kế hoạch bảo hiểm/rủi ro. Kết quả vẫn là: thừa nhân lực.

Lần này, Tancock đã lắng nghe. Cô yêu cầu quản lý văn phòng tổng hợp một danh sách về công việc của mỗi thành viên trong nhóm — vào thời điểm đó gồm hai tư vấn viên, chưa kể Tancock, bốn nhân viên toàn thời gian và một nhân viên bán thời gian — đang làm và liệu họ đã được đào tạo đầy đủ, đào tạo gần đủ hoặc có cần đào tạo thêm hay không. Cuộc điều tra này chỉ ra rằng trong số nhiều nhân viên mới được thuê gần đây cần đào tạo thêm nhiều, có một nhân viên nữ gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc được giao, khiến một đồng nghiệp phải đảm nhận trách nhiệm của cô ấy vì đồng nghiệp này bản thân không có đủ việc để làm. Ngoài ra, quá nhiều nhân lực sinh ra thời gian rảnh rỗi; mặc dù công việc được hoàn thành, nhưng không phải tất cả các thành viên trong nhóm đều làm việc hiệu quả. Nếu không có Bản khảo sát Phân tích Chuẩn đối sánh, Tancock sẽ không xem xét kỹ lưỡng cách thức hoạt động trong công ty cô ấy hoặc thực hiện những thay đổi để tiến bộ hơn.

Đánh giá kỹ lưỡng công ty của bạn

• Cuộc khảo sát hàng năm mang tính bảo mật thu thập thông tin từ thành viên Court of the Table và Top of the Table nhằm giúp thành viên học hỏi lẫn nhau về hiệu suất, thách thức, mục tiêu và nhiều hơn thế nữa.
• Cuộc khảo sát năm 2023 được hoàn thành vào đầu năm và bao gồm dữ liệu từ 316 thành viên.
• Người tham gia cuộc khảo sát sẽ nhận được quyền truy cập vào một cổng thông tin trực tuyến nơi họ có thể tùy chỉnh kết quả khảo sát, tập trung vào thông tin phù hợp nhất với doanh nghiệp của họ và áp dụng những gì họ học được vào thực tiễn của mình khi thấy phù hợp.

Doanh nghiệp điển hình

Thách thức đáng kể

Ba thách thức sau đây là những thách thức quan trọng nhất mà doanh nghiệp của tư vấn viên sẽ phải đối mặt trong 5 năm tới:

Các ưu tiên hàng đầu để đầu tư trong năm 2023

Sáp nhập và mua lại

Các chỉ số hiệu suất chính

Đứng đầu ngành

25% doanh nghiệp tham gia hàng đầu được xác định dựa trên hiệu suất tổng hợp như sau:

• Tăng trưởng doanh số
• Doanh thu tính trên mỗi nhân viên toàn thời gian
• Tổng thù lao và lợi nhuận kinh doanh cho mỗi đối tác

Lợi ích từ kiến thức

Thậm chí ngay cả những thông tin không mang lại sự thay đổi tức khắc cũng có thể có tác động mạnh mẽ.

Travis Maxwell Roche Hamilton, thành viên MDRT 5 năm đến từ Christchurch, New Zealand, có rất ít cơ hội để thực hiện tất cả các bài học từ cuộc khảo sát, vì công ty anh là công ty con của một công ty cho vay thế chấp lớn hơn và họ giao mọi công việc cho anh. Ví dụ: việc xếp hạng thấp về khả năng sinh lời không nhất thiết khiến các đối tác kinh doanh của Hamilton lo ngại do doanh thu được phân bổ giữa các bên. Do đó, việc giảm những chi phí này sẽ dẫn đến việc Hamilton phải trả ít hơn cho những lượt giới thiệu mà họ nhận được từ công ty mẹ. Điều nghịch lý là công ty có thể theo đuổi doanh thu cao hơn nhưng lại không thể giảm cơ cấu chi phí. Tuy vậy, Hamilton vẫn tin tưởng rất nhiều vào giá trị của cuộc khảo sát mà anh muốn giúp tăng cường sự tham gia của thành viên.

“Ban điều hành của chúng tôi chắc chắn nhận thấy giá trị trong những gì tôi trình bày về cách chúng tôi đang làm việc với khách hàng và doanh thu so với các doanh nghiệp cùng chí hướng,” Hamilton thổ lộ, là một phần của một nhóm gồm 13 tư vấn viên về thế chấp, đội của anh có hai tư vấn viên khác và hai nhân viên hỗ trợ giúp 800 hộ gia đình trong lĩnh vực bảo hiểm, đầu tư và thế chấp. “Thật vững tâm khi biết rằng chúng tôi đang làm điều tốt và nhìn thấy cách chúng tôi đang phát triển từ năm này qua năm khác theo đúng hướng trong nhiều lĩnh vực.”

Đối với Hamilton, điều đó có nghĩa là theo kết quả khảo sát năm 2023, quy mô nhân sự tại công ty anh phù hợp với các doanh nghiệp tương đương khác, điều này khẳng định rằng họ không thiếu nhân lực. Cũng thật yên tâm khi anh nhận thấy cách làm việc của mình phù hợp với người khác về vai trò nhân sự và các ưu tiên kinh doanh, đồng thời chỉ ra được một trào lưu đánh giá quá cao sự tăng trưởng.

Hamilton chia sẻ: “Năm ngoái, mọi người đều quá lạc quan, kể cả chúng tôi. Thật tốt khi nhận ra rằng chúng ta nên thận trọng hơn với các mục tiêu tăng trưởng khi lập kế hoạch cho năm sau.”

Với rất nhiều khách hàng là chủ nhà lần đầu tiên, doanh thu đến từ hoạt động kinh doanh mới (85% so với 42%) của Hamilton cao hơn rất nhiều so với hầu hết doanh nghiệp khác. Với các doanh nghiệp tương đương đạt tỷ lệ khoảng 60%, Hamilton biết rằng anh cần tiếp tục phát triển danh mục và nguồn doanh thu của mình để ít phụ thuộc hơn vào hoạt động kinh doanh mới.

Ngoài ra, anh đã sử dụng kết quả khảo sát của năm trước để nhận thấy cần phải tăng lương thưởng cho nhân viên hỗ trợ đã được hội đồng quản trị phê duyệt. Đối với tư vấn viên trong tình huống tương tự, Hamilton khuyên nên tập hợp phân tích của riêng mình về cuộc khảo sát thay vì trình bày báo cáo đầy đủ 30 trang để hội đồng tự diễn giải.

“Tôi yêu thích dữ liệu, phân tích cũng như tìm kiếm xu hướng, hơn nữa cuộc khảo sát chỉ mất 20 đến 30 phút,” anh thổ lộ, đồng thời lưu ý rằng anh thấy an tâm khi biết công ty của mình thực hiện định giá doanh nghiệp hàng năm và có hệ thống giới thiệu chính thức, trong khi nhiều công ty khác không có. “Mục tiêu của chúng tôi là ngang hàng với những doanh nghiệp mới, có cùng quan điểm về rủi ro ở New Zealand. Bây giờ chúng tôi mong muốn bổ sung thêm mục tiêu để bằng với 25% các công ty hàng đầu. Dựa trên những con số của năm ngoái, tôi dự tính rằng chúng tôi đang trên đà đạt được mục tiêu đó”.

Thực hiện thay đổi

Hành động tỏ ra rất quan trọng đối với Tancock. Ngoài việc sa thải nhân viên làm việc kém hiệu quả (vì không thể đáp ứng đúng thời hạn và dần ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng) và tăng lương để cạnh tranh hơn, giờ đây cô còn khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng tại các cuộc họp hàng tháng về những giải pháp khác giúp tăng tính hiệu quả công việc. Hiện nay, Tancock cũng thường xuyên cảm ơn nhóm của mình và liên lạc với họ mỗi ngày để nắm bắt nhịp đập của văn phòng, nơi những người được đào tạo đầy đủ hơn sẽ cảm thấy an toàn hơn trong công việc nhờ sự liên kết giữa nhân viên và vai trò của họ.

“Trước đây họ thấy tôi bận đến mức nếu có điều gì muốn nói, họ cảm thấy không thể đến nói chuyện với tôi. Bây giờ tôi cho họ biết, tôi luôn có thời gian; hãy vui lòng đến gặp tôi nếu có bất kỳ thắc mắc nào,” Tancock cho biết. “Đôi khi tôi xem Bản khảo sát Phân tích Chuẩn đối sánh để biết cách đánh giá bản thân về mặt kết quả công việc, nhưng bản khảo sát mô tả nhiều hơn thế. Nếu văn phòng của bạn hoạt động kém hiệu quả, có thể bạn đạt được doanh thu cao nhưng vẫn không thể có lãi bằng một công ty khác.”

Để biết thêm thông tin về Bản khảo sát Phân tích Chuẩn đối sánh của MDRT, xin liên hệ jschimka@mdrt.org hoặc njohnson@industryinsights.com.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Travis Hamilton travis@tmxadvice.co.nz
Aurora Tancock aurora@atfs.ca