ผู้เชี่ยวชาญด้านบริการทางการเงินได้เรียนรู้วิธีจัดสัมมนาเสมือนจริงในช่วงที่เกิดโรคระบาดและน่าจะทำได้ดีทีเดียว ขณะนี้โลกส่วนใหญ่กำลังเปลี่ยนไปใช้การทำงานจากระยะไกลและในสถานที่ผสมผสานกัน ซึ่งจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในการพบปะกัน

ความปรารถนาที่จะกลับไปเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการและการสัมมนากับผู้ชมแบบพบปะกันเป็นสิ่งที่สัมผัสได้ชัดเจน แต่โลกได้แยกระหว่างผู้ที่ต้องการอยู่ในห้องและผู้ที่ชอบการประชุมเสมือนจริง ด้วยลูกค้าและผู้มุ่งหวังกระจายออกไปตามภูมิภาคต่าง ๆ การสร้างการประชุมแบบผสมผสานดูเหมือนจะเป็นส่วนผสมที่ลงตัว อย่างไรก็ตาม เคล็ดลับคือการผสมผสานการมีส่วนร่วมแบบพบปะกันพร้อมกันกับผู้เข้าร่วมประชุมทางไกลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ทำอย่างถูกต้อง ประโยชน์ของการประชุมแบบผสมผสานกับลูกค้าและผู้มุ่งหวังอาจเหนือกว่าทางเลือกใด ๆ

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสี่ข้อเพื่อให้ได้คอมโบที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น:

1. รวมผู้เข้าร่วมเสมือนจริงในรูปแบบที่ไม่เหมือนใคร

เพียงแค่วางหน้าจอขนาดใหญ่ไว้ที่ด้านข้างของห้องประชุมหรือสถานที่จัดประชุมก็เหมือนกับมีคนโทรเข้ามาทางสายการประชุม ให้ใช้พิธีกรทั้งบนแพลตฟอร์มและในสถานที่ที่พบปะกันเพื่อให้ผู้เข้าร่วมเสมือนมีส่วนร่วม นอกจากหน้าจอหลักแล้ว ให้วางจอมอนิเตอร์หลาย ๆ ตัวไว้รอบห้องในมุมกล้องที่แตกต่างกัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสมือนจริงมีตัวตนอยู่ในห้อง

นอกจากนี้ ให้พิจารณาทำแบบสำรวจกับผู้ชมเสมือนจริง แบ่งปันผลการสำรวจกับทุกคน และถามผู้เข้าร่วมแบบพบปะกันเกี่ยวกับปฏิกิริยาของพวกเขาต่อผลลัพธ์เพื่อการอภิปรายเพิ่มเติม

2. ทดสอบ ทดสอบ 1–2–3

การประชุมเสมือนจริงจะง่ายขึ้นมากเมื่อคุณจัดการกับข้อร้องเรียนที่ใหญ่ที่สุด: ความล่าช้าเนื่องจากปัญหาทางเทคนิคที่ควรได้รับการแก้ไขก่อนเริ่มงาน นี่คือสิ่งที่กิจการประสบความสำเร็จ

เมื่อจะใช้รูปแบบการประชุมแบบผสมผสาน จุดอ่อนที่สุดในห่วงโซ่เป็นที่รู้จักกันทั่วไปคือเทคโนโลยี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดให้มีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีไว้ที่สถานที่จัดการประชุมและหารือเกี่ยวกับแผนแบบผสมผสานเหล่านั้น เพื่อให้พวกเขาสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับอุปกรณ์ที่จำเป็นเพื่อให้งานต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น การขอฝึกซ้อมกับทีม IT ในสถานที่นั้นเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การทดสอบนี้ช่วยให้แน่ใจว่ากล้องติดตั้งอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม แสงและไมโครโฟนได้รับการปรับเทียบอย่างถูกต้องและแบนด์วิธของสถานที่นั้นสามารถรองรับการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของผู้เข้าร่วมประชุมได้ ทำความเข้าใจและทบทวนแผนสำรองของสถานที่หากมีบางอย่างล้มเหลวเพื่อเป็นมาตรการความปลอดภัยขั้นสุดท้าย

3. เก็บเนื้อหาออนดีมานด์เพื่อใช้ในภายหลัง

การสตรีมสดการประชุมแบบพบปะกันสำหรับผู้ชมเสมือนจริงมอบโอกาสที่ดีหลังการประชุมสำหรับทั้งลูกค้าและสมาชิกทีมใหม่ การมีมุมกล้องหลายมุมและการพูดคุยกับผู้ชมทั้งแบบเสมือนจริงและแบบพบปะกัน ช่วยให้คุณพัฒนาวิดีโอหลังการถ่ายทำที่รวบรวมทั้งโอกาสการมีส่วนร่วมและผสมผสานเข้าด้วยกันด้วยวิธีที่ไม่เหมือนใคร

กลยุทธ์ที่ใช้กันทั่วไปในการประชุมหลาย ๆ แห่งคือการเก็บภาพคำรับรองต่าง ๆ เนื่องจากคุณมีผู้เข้าร่วมอยู่แล้วบนแพลตฟอร์มสตรีมมิงแบบสด นี่อาจเป็นเวลาที่ดีในการขอให้ผู้เข้าร่วมเสมือนจริงมีการสนทนา 30 วินาทีเกี่ยวกับการประชุมหรือการประชุมในช่วงพัก วิดีโอเหล่านี้สามารถจัดการเพื่อสร้างภาพตัดต่อเสมือนจริงสำหรับผู้เข้าร่วมออนไลน์และโพสต์บนโซเชียลมีเดีย เนื้อหาออนดีมานด์ยังสามารถเน้นว่าการประชุมนี้แตกต่างอย่างไรและอนุญาตให้มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

4. การใช้ข้อมูลจากระบบเสมือนจริงเพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วมแบบพบปะกันให้ดีขึ้น

ส่วนที่ยากที่สุดในการปรับปรุงการประชุมและการประชุมเชิงปฏิบัติการคือการขาดข้อมูลที่สามารถใช้เพื่อปรับปรุงการประชุมในอนาคต การมีผู้เข้าร่วมเสมือนจริงทำให้สามารถใช้ประโยชน์จากการเก็บข้อมูลได้ แทนที่จะเป็นเพียงการรวบรวมข้อมูล เช่น จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ออนไลน์ ระยะเวลาที่พวกเขาเข้าร่วมและการมีส่วนร่วมของพวกเขาเป็นอย่างไร คุณจะได้รับประโยชน์จากการมีผู้ชมที่อยู่ในภาวะ จํายอมต้องทนฟัง

เนื่องจากผู้ชมเหล่านี้กำลังดูการประชุมหรือการสัมมนาจากมุมที่แตกต่างกัน นักวางแผนกิจกรรมยังสามารถสังเกตผู้เข้าร่วมประชุมแบบพบปะกัน และดูว่าพวกเขาเป็นอย่างไรในระหว่างการประชุม การติดตามสังเกตการณ์ทั้งผู้เข้าร่วมประชุมแบบเสมือนและแบบพบปะกันเป็นวิธีที่ดีในการวัดความรู้สึกนึกคิดของผู้ชม

แม้ว่าผู้นำจะไม่ต้องวางแผนรับมือกับโรคระบาดในตอนนี้ แต่การประชุมเสมือนจริงน่าจะยังคงอยู่ ด้วยการผสมผสานเทคนิคจากทั้งแบบพบปะกันและแบบเสมือนจริง มีโอกาสที่ดีในการเก็บเกี่ยวสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก

Lisa Apolinski เป็นวิทยากรระดับสากล นักกลยุทธ์ดิจิทัล นักเขียนและ ผู้ก่อตั้ง 3 Dog Write สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดเข้าไปที่ 3dogwrite.com