재무 서비스 전문가들은 팬데믹을 거치면서 온라인 세미나를 활용하는 방법을 배웠고 많이 익숙해졌습니다. 이제 대부분의 지역에서는 원격 근무와 출근을 병행하는 추세이며, 향후에는 만남의 방식에도 극적인 변화가 있을 것입니다.

사람들이 가득 모이는 대면 워크숍과 세미나를 원하는 사람들도 있지만, 세상은 대면 만남을 선호하는 사람들과 온라인 만남을 선호하는 사람들도 나누어 졌습니다. 고객과 잠재 고객들이 광범위한 지역에 분산되어 있다면, 하이브리드 상담 미팅이 완벽한 솔루션이 될 수 있습니다. 최고의 성과를 얻기 위해 대면 만남에 원격 참여를 결합하는 방법입니다. 제대로 준비한다면 고객/잠재 고객을 위한 하이브리드 미팅의 효과는 다른 어떤 방법보다 더 높을 것입니다.

시작 단계부터 제대로 결합시킬 수 있는 4가지 방법을 알려 드리겠습니다.

1. 온라인 참석자를 특별한 방법으로 결합하기

회의실이나 행사장에 대형 스크린만 걸어 두면 화상회의처럼 느껴질 것입니다. 대신, 진행자를 두고 온라인 플랫폼과 대면 미팅 모두에 참석자들이 활발히 참여할 수 있도록 만드십시오. 메인 스크린에 더해 모니터를 몇 개 추가하여 다양한 카메라 앵글로 설치하면, 온라인 참석자들도 존재감을 가질 수 있습니다.

온라인 참석자들을 대상으로 투표를 실시하여, 투표 결과를 모두와 공유한 다음, 대면 참석자들에게 그 결과에 대해 추가 토론을 진행하십시오.

2. 철저한 사전 준비

온라인 미팅의 최대 난관은 기술적인 문제로 행사가 지연되는 것입니다. 미팅을 순조롭게 진행하려면 사전에 이 문제를 반드시 해결해야 합니다. 그래서 사전 연습이 필요합니다.

하이브리드 미팅 방식을 도입할 때 진행과정에서 가장 염려되는 부분이 바로 기술적인 문제입니다. IT 전문가를 미팅 장소에 배치하고 하이브리드 계획에 대해 논의하여, 순조로운 진행을 위해 필요한 장비에 대한 지침을 받으십시오. 현장에서 IT 팀과 함께 사전 연습을 해보는 것이 가장 좋은 방법입니다.

테스트 과정에서는 카메라의 위치가 정확한지, 조명과 마이크가 제대로 조정되었는지, 온라인 참석자들의 갑자기 많아지면 현장의 대역폭이 감당할 수 있는지 등을 점검합니다. 문제가 발생하는 경우, 최종적인 안전 조치로 현장 백업 계획도 준비하고 검토해야 합니다.

3. 나중을 위해 온디맨드 콘텐츠 준비하기

온라인 참석자들을 위해 대면 미팅을 라이브 스트리밍하면, 고객과 신입 팀원들이 나중에 효과적으로 활용할 수 있습니다. 다양한 카메라 앵글과 대면/온라인 참석자들의 토론을 활용하여 후반 제작 영상을 만들 수 있으며, 이 영상에 양쪽 참석자들을 담고 특별한 방식으로 결합하여 보여줄 수 있습니다.

수많은 컨퍼런스에서 흔히 사용하는 방법은 참석자의 후기를 캡처하는 것입니다. 라이브 스트리밍 플랫폼에는 이미 참석자들이 모여 있기 때문에 그들에게 휴식 시간에 컨퍼런스나 미팅에 대해 30초 정도 의견을 달라고 부탁할 수 있습니다. 이 영상들은 온라인 참석자들에 대한 화상 편집본과 소셜미디어 포스트를 만드는데 활용할 수 있습니다. 온디맨드 콘텐츠를 통해 미팅의 차별점과 장소와 상관 없이 완전한 참여를 보장할 수 있었던 점을 홍보할 수 있습니다.

4. 온라인 데이터를 활용하여 대면 참여 활동 개선하기

컨퍼런스와 워크숍을 개선할 때 가장 힘든 부분이 향후 미팅을 개선하는데 활용할 수 있는 데이터가 부족하다는 것입니다. 온라인 참석자들이 있다면, 데이터를 캡처해서 활용할 수 있습니다. 온라인 참석자가 몇 명이었는지, 참석한 시간은 어느 정도였는지, 어떻게 참석했는지에 대한 정보를 단순히 취합하는 것보다 참석자들의 모습을 캡처하면 효과를 높일 수 있습니다.

참석자들은 미팅이나 컨퍼런스를 서로 다른 앵글에서 보기 때문에, 행사 기획자들은 현장의 참석자들을 관찰할 수도 있고, 미팅이 진행되는 동안 양쪽 참석자들이 어떻게 융합하는지도 지켜볼 수 있습니다. 온라인과 대면 참석자들을 모두 관찰하고 모니터링하는 것은 참석자들의 반응을 파악할 수 있는 효과적인 방법입니다.

지금 당장 리더들이 팬데믹에 대비할 수 있는 계획을 세울 필요는 없지만, 온라인 미팅은 앞으로도 계속 운영될 것입니다. 온라인과 대면 행사의 기술들을 결합한다면 두 세계의 장점을 모두 활용할 수 있을 것입니다.

리사 애폴린스키(Lisa Apolinski)는 세계적인 강연자이자 디지털 전략가이며, 작가이자 3 Dog Write의 설립자입니다. 자세한 정보는 3dogwrite.com 을 방문하십시오.