お客さまへの対応に追われて日々の仕事に没頭するあまり家族と過ごす時間が全くとれないこともあります。子どもができたのを機に前もってスケジュールを管理し、仕事と私生活の境界線を作ることにしました。家族の予定は１年～1年半前に決めておきます。それによって理想の1週間を確保することができるようになりました。

私の会社（代理店）ではフィー・ベースで資産管理サービスを提供しており典型的なお客さまの保有資産は200～500万ドルです。私の理想の1週間をご説明しましょう。火曜、水曜、木曜にお客さまにお会いするために月曜はその週の準備をします。月曜の午後に行われるチーム会議までに準備を整えます。午後に会議を開く理由は、月曜の朝に娘を学校に送り届けるためです。

他のパートナーやコンサルタントと会い、必要であれば他のアドバイザーとも会います。どうしても月曜にお客さまと打ち合わせをしなければならないときは、午後に入れます。火曜、水曜、木曜は終日お客さまとの打ち合わせを行い、金曜はチームで翌週のプランニングを確認する日です。土曜と日曜に仕事をするのはやめました。

なぜ、このようなスケジュールになったか

お客さまのご自宅への訪問をやめました。当たり前のようにお客さまに会いに行き、お客さまもそれに慣れていると、訪問をやめるのは難しくなります。そこで、自宅訪問がなくなるという予感を少しずつ持っていただく必要がありました。まず、週末は仕事の約束をしないようにすることから始めました。次に、夜、お客さまの家に行くのをやめました。お客さまに会うのは平日の午前中だけにし、最終的にはご自宅への訪問を一切しないように徐々に移行していきました。

当時は日曜にお客さまが事務所に来られた場合はお会いしたこともありましたがそれも徐々にやめ、土曜の面談もやめて、全てのアポイントメントを火曜から金曜に集中し、最終的には金曜のアポイントメントもやめました。

金曜のアポイントメントを無くすというのは難問でした。万物の神に試されているかのように、なぜか金曜に「生命保険のビッグセールス・デー」が巡ってくるので降参してお客さまにお会いしていました。でも、うまくいかなかったりお客さまが直前にキャンセルや変更を申し入れてきたりするのです。そこでお客さまが何らかの形で私たちにフィーを支払う場合のみ、金曜にお会いするというルールを設定しました。

いくばくかの安らぎを感じることができたのは、秋と冬の間は月1回だけしか週末の仕事を入れないようにしたことです。土日にわざわざ私に会いに来たいと思う人はいません。特に春を迎えると気候が暖かくなり、夏にはむしろ海に出掛けたいと思うでしょう。そのような季節にはたいてい向こうからキャンセルや日程変更の電話がかかってきます。そこで週末のアポイントメントは秋から冬の間に限定し、土日の午前10時から午後5時くらいまで仕事をするようにしました。

お客さまから週末のアポイントメントをキャンセルもしくは変更したいという申し入れがあった場合、翌月まで対応できないので、3～4週間お待ちいただくことになります。あらかじめスケジュール表を作成してお客さまに送り、「打ち合わせのご要望があれば、これらの週末にお約束が可能です」とお伝えしておきます。もし約束がキャンセルされて次の週末に振り替えてほしいと言われても、仕事をする予定日ではないのでお断りします。

フレキシビリティが鍵

最終的なビジョンは週に2日だけお客さまにお会いすることです。もちろん例外も設けます。人生にはいろいろなことが起きます。お客さまが体調を崩すこともあれば赤ちゃんが生まれたとか、遠出や外出をしたくないという方もいます。そのような場合は週末にこちらからお客さまのご自宅を訪ねることもありますし、自分の家族を連れて、急な出張をすることもあります。赤ちゃんに会えますし、私の家族を引き合わせることもできて、最高の時間を過ごせます。

このようなスケジュールの作成に厳密なルールはありませんが、スケジュールをどのように管理すべきかを判断する際に基準があると便利です。お客さまには3ヶ月前にスケジュールをお渡しし、私たちが仕事をしない日や週をあらかじめブロックしておきます。そして空きがある日を確認してもらい、最もご都合の良い日を選んでいただきます。ブロック日を設けることで家族旅行や私の誕生日、妻の誕生日、記念日などの特別なイベントを大切にできるようになりました。

Barjes Anguloは、ニューヨーク州の14年間MDRT会員です。コンタクト先：barjes@angle-fifth.com