金融サービスの専門家は新型コロナの期間中バーチャル会議の開催方法について学び、かなり上達しました。世界の大半がリモート・ワークとオンサイト・ワークの組み合わせに移行している現在、会議や面談の方法にも劇的な変化が予想されます。

ワークショップやセミナーを完全に対面式に戻したいという声があるのは確かですが、世界は直接会場に行くことを望む人とバーチャル参加を好む人に二分されています。今はお客さまが各地に分散しているため、混成の会議を開くことが最善の方法のように思われます。コツは対面と遠隔の参加者を同時に融合させて最良の結果を出すことです。成功すれば、お客さまとのハイブリッド会議は他のどんな選択肢よりも素晴らしい結果を得られるでしょう。

ここでは上手に組み合わせるための4つのヒントをご紹介します。

1. 工夫を凝らしてバーチャル参加者を取り込む

会場の脇に大きなスクリーンを設置するだけでは電話会議と同じです。そうではなく舞台と座席の両方にモデレーターを配置し、バーチャル参加者の関心を高めてください。メイン画面に加え、部屋のところどころに異なるカメラ・アングルのモニターを設置し、バーチャル参加者が物理的に部屋の中にいるような演出にします。

またオンライン参加者を対象にアンケートを行って結果を全員で共有し、会場にいる参加者に感想を聞いてさらに議論を深めることもできます。

2. 本日は晴天なり。ただ今マイクのテスト中

多くの方が抱く最大の不満に対処すれば、バーチャル会議はずっと楽になります。その不満とは事前に解決できたはずの技術上の問題が生じてイベントが遅延することです。練習が報われるのはこのようなときです。

ハイブリッド会議を実施する際の一連の流れの中で最大の弱点はテクノロジーです。会場には必ずIT専門家を呼んでハイブリッド計画について話し合い、会議を円滑に進めるために必要な機材や設備について指導を受けてください。ITチームに会場での練習を依頼するのが最善です。

このテストによりカメラが適切な位置に設置されているか、照明やマイクの調整、会場の回線容量はバーチャル参加者が急増しても対応できるか確認します。最終的な安全対策として、障害が発生したときのバックアップ・プランを確認してください。

3. オンデマンド・コンテンツの作成

バーチャル視聴者向けに対面会議をライブ・ストリーミングすることは、会議終了後もクライアントや新人チームメンバーに素晴らしい機会を提供します。いくつかのカメラ・アングルを用意しバーチャルと対面の両オーディエンスと議論することで、両者のエンゲージメントを捉えた個性的なビデオを作成できます。

多くの会議に共通する戦略は体験談を集めることです。対面の参加者がライブ・ストリーミングの舞台で話す機会を与えられている場合、バーチャル参加者には休憩時間を利用して会議やセミナーの感想を30秒程度で話してもらいましょう。オンラインの参加者やソーシャル・メディア投稿用に編集して短いビデオに仕上げることもできます。オンデマンド・コンテンツでその会議の優れている点や、どこにいても十分に参加できることを強調してもよいでしょう。

4. バーチャルのデータを活用し、対面でのエンゲージメントを高める

会議やワークショップの見直しで最も難しいのは今後の改善に使えるデータが不足していることです。バーチャル参加者を活用することで、データ収集をテコ入れすることができます。単にオンラインの参加者数や滞在時間、関心度を収集するのではなく、データ収集が可能な聴衆がいることで利益が得られます。

オンラインでの参加者はイベントを違う角度で見ています。イベント・プランナーは対面参加者をじかに観察して会議中にどのような反応を示しているか確認することができます。バーチャル参加者と対面参加者の両方を観察し測定することは、オーディエンスの感情や感想を評価する効果的な方法です。

もうパンデミックを念頭に計画を練る必要はありませんが、バーチャル会議は今後も続くことが予想されます。対面とバーチャル、両者の技術を融合することは両方の世界の長所を享受する好機になるでしょう。

Lisa Apolinskiは国際的に活躍する講師、デジタル戦略家として著書があり、3 Dog Writeの創設者。詳しくは3dogwrite.comをご参照ください。