Penasihat mudah terjerat pekerjaan setiap harinya, mencoba memuaskan setiap nasabah dan tak ada waktu untuk keluarga. Saat mulai berumah tangga, saya memilah urusan dengan mengatur kalender jauh-jauh hari — sejak setahun hingga setahun setengah sebelumnya — hingga terbentuk pekan ideal.

Saya menyediakan jasa manajemen kekayaan dengan skema biaya jasa, dan aset rata-rata nasabah berjumlah antara $2 juta hingga $5 juta. Pekan ideal saya adalah sebagai berikut: Jumpa nasabah pada Selasa, Rabu, dan Kamis. Senin untuk persiapan sepekan, Minggu malam untuk pra-persiapan sehingga saya siap ketika rapat dengan tim pada Senin siang. Kami rapat siang hari karena paginya saya mengantar putri saya ke sekolah.

Saya bertemu partner atau konsultan lainnya, dan kami bertemu penasihat lain jika perlu. Jika harus bertemu nasabah pada hari Senin, saya melakukannya menjelang akhir hari. Selasa, Rabu, dan Kamis sepenuhnya untuk temu nasabah, dan Jumat untuk koordinasi dengan tim seputar perencanaan untuk pekan berikutnya. Saya tidak bekerja pada Sabtu dan Minggu.

Bagaimana jadwal ini bisa terbentuk?

Saya tidak lagi mengunjungi nasabah di rumahnya. Tampak sulit jika Anda biasa menemui nasabah di luar, dan mereka telanjur terbiasa Anda sambangi. Jadi, menata ekspektasi bahwa saya tak lagi mengunjungi nasabah di rumah harus dilakukan bertahap. Saya mulai dengan kebijakan tanpa janji temu pada akhir pekan. Kemudian, saya hentikan kunjungan rumah di malam hari. Saya hanya bertemu nasabah pada pagi selama hari kerja dan perlahan-lahan kunjungan rumah saya hapus sepenuhnya.

Kadang saya masih bertemu nasabah hari Minggu karena dulu itulah jadwal kunjungan mereka ke kantor saya. Lambat laun, saya hentikan pertemuan Minggu dan, seiring waktu, semua pertemuan Sabtu dipindahkan ke hari Selasa sampai Jumat, hingga akhirnya saya bisa mengosongkan jadwal temu hari Jumat.

Menghapus temu Jumat ini lumayan sulit. Iman saya sungguh diuji karena setiap kali timbul peluang bagus pada hari itu, misalnya case asuransi yang besar, saya tergoda dan mau bertemu nasabah. Tapi pertemuannya sering tak lancar, atau nasabah tiba-tiba minta batal dan mengubah jadwal. Jadi, saya buat aturan: Saya hanya akan bertemu nasabah pada hari Jumat jika mereka bersedia membayar biaya jasa.

Yang membuat hati agak tenang adalah bahwa saya hanya bekerja satu kali akhir pekan sebulan selama musim dingin dan musim gugur. Tak ada yang ingin menemui saya pada Sabtu atau Minggu, khususnya pada musim semi kala cuaca mulai bersahabat dan musim panas saat mereka lebih senang pergi ke pantai. Biasanya, nasabah minta pembatalan atau atur ulang jadwal pada musim-musim itu. Jadi, saya batasi janji temu akhir pekan pada bulan-bulan musim gugur atau musim dingin saja, dan bekerja Sabtu dan Minggu dari pukul 10 pagi sampai kira-kira 5 sore.

Jika nasabah terpaksa membatalkan atau mengubah jadwal temu akhir pekan, saya tak tersedia sampai bulan berikutnya – mereka harus tunggu tiga atau empat pekan lagi untuk bertemu saya. Saya atur kalender sejak jauh-jauh hari, mengirimnya ke nasabah, dan mengumumkan jadwal akhir pekan saya jika mereka ingin bertemu. Kalau mereka membatalkan dan minta bertemu akhir pekan berikutnya, akan saya tolak karena saya tidak bekerja di akhir pekan itu.

Fleksibilitas jadi kuncinya

Bayangan akhir saya adalah bertemu nasabah dua hari sepekan. Tentu, ada pengecualian dalam jadwal itu. Ada kalanya, mungkin, nasabah sakit. Ada nasabah yang harus mengurus bayinya sehingga enggan keluar rumah. Jadi, ada kalanya saya kunjungi mereka pada akhir pekan, dan kadang saya bawa juga keluarga untuk berkunjung. Kami bisa melihat bayi nasabah. Nasabah bertemu keluarga saya, dan kami nikmati momen itu bersama-sama.

Tidak ada cara baku dan instan untuk membentuk jadwal seperti ini, tapi saat Anda ingin memilih cara mengelola kalender kerja, parameter ini bisa membantu. Kami mengirimkan kalender kerja kepada nasabah 12 pekan di depan dan mengarsir hari dan pekan saat kami tidak tersedia agar mereka bisa memilih waktu yang paling pas untuk mereka. Dengan mengelola kalender kerja, saya bisa berlibur dengan keluarga, merayakan ulang tahun saya dan istri, hari jadi, dan acara spesial lainnya.

Barjes Angulo adalah anggota 14 tahun MDRT dari New York, New York, AS. Hubungi Barjes di barjes@angle-fifth.com.