Praktisi jasa keuangan belajar cara mengadakan seminar virtual semasa pandemi dan, boleh jadi, sudah cukup piawai melakukannya. Kini, setelah rata-rata orang bergeser ke kombinasi kerja jarak jauh dan di kantor, format pertemuan kita akan banyak berubah.

Hasrat untuk kembali ke format lokakarya dan seminar tatap muka jelas ada, tetapi preferensi audiens kini terbelah: Ada yang ingin hadir di ruangan fisik, ada pula yang lebih memilih ruang virtual. Mengingat lokasi nasabah dan prospek kian luas tersebar, temu hibrid kelihatannya bisa menjadi resep format yang sempurna. Namun, trik untuk meraih hasil terbaiknya adalah memadukan interaksi tatap muka secara simultan dengan peserta virtual. Dengan teknik yang benar, manfaat temu hibrid dengan nasabah/prospek dapat melampaui semua format lainnya.

Berikut empat kiat menyiapkan konsep bauran ini dengan baik:

1. Sertakan audiens virtual dengan cara-cara unik

Sekadar memasang layar lebar di sisi samping area pertemuan kurang mampu menciptakan kesan hadir yang berbeda. Coba fungsikan moderator di platform daring dan lokasi fisik agar peserta virtual tetap aktif terlibat. Selain di layar utama, taruh beberapa monitor di sekeliling ruangan dengan sudut kamera berbeda-beda sehingga peserta virtual terasa kehadirannya di ruang acara.

Coba juga adakan jajak pendapat dengan audiens virtual, bagikan hasilnya ke semua hadirin, dan minta peserta di lokasi menyampaikan reaksinya atas hasil tersebut untuk dibahas lebih lanjut.

2. Tes, 1–2–3, dicoba

Temu virtual akan lebih lancar bila isu terbesarnya ditangani: delay akibat masalah teknis yang semestinya diatasi sebelum acara. Untuk itulah perlu geladi.

Saat menyelenggarakan format temu hibrid, teknologi justru menjadi batu sandungan terbesar kita. Pastikan ada ahli TI di lokasi konferensi dan bahas rencana acara hibrid dengan mereka untuk mendapatkan panduan terkait perlengkapan yang diperlukan agar semua berjalan lancar. Alangkah baiknya jika tim TI diminta mengikuti geladi bersih di lokasi.

Geladi berfungsi memastikan kamera berada di lokasi yang tepat, pencahayaan dan mikrofon dikalibrasi dengan benar, dan bandwidth di lokasi sanggup menangani lonjakan kehadiran peserta virtual. Sebagai langkah keamanan akhir, pahami dan tinjau rencana cadangan di lokasi jika timbul masalah.

3. Ambil konten on-demand untuk nanti

Siaran langsung temu tatap muka untuk audiens virtual adalah sumber materi pasca-acara yang baik untuk nasabah dan anggota tim yang baru. Dengan adanya beberapa sudut sorot kamera dan diskusi audiens virtual serta fisik, Anda bisa membuat video pascaproduksi yang merekam kedua ruang interaksi tersebut dan memadukannya dengan cara unik.

Pengumpulan testimoni peserta lazim dilakukan di banyak konferensi. Karena peserta virtual hadir di platform livestreaming, Anda dapat meminta salah seorang di antaranya untuk memberikan testimoni 30 detik tentang konferensi atau acara pertemuan pada saat sesi jeda. Video-video ini dapat dikurasi menjadi montase virtual untuk peserta daring dan konten media sosial. Konten on-demand juga bisa menunjukkan keistimewaan acara dalam membuka ruang partisipasi aktif, terlepas dari lokasi.

4. Sempurnakan interaksi tatap muka dengan data dari peserta virtual

Sulit meningkatkan mutu konferensi dan lokakarya ke depannya jika data yang diperlukan tidak tersedia. Dengan adanya peserta virtual, rekam data dapat dimanfaatkan. Peserta virtual biasanya lebih fokus mengamati jalannya acara. Maka, jangan hanya mengumpulkan info seperti jumlah, durasi kehadiran, dan tingkat keterlibatan mereka.

Karena peserta virtual melihat acara atau konferensi dari berbagai sudut, penyelenggara bisa memanfaatkan data dari mereka untuk mengamati peserta tatap muka dan menaksir perhatian mereka. Memantau dan mengamati peserta virtual maupun tatap muka bisa menjadi cara apik untuk menilai sentimen audiens.

Meskipun sudah lepas dari pembatasan akibat pandemi, temu virtual kemungkinan besar akan tetap ada. Dengan membaurkan teknik-teknik tatap muka dan virtual, ada peluang besar untuk menuai manfaat terbaik dari keduanya.

Lisa Apolinski adalah pembicara internasional, digital strategist, penulis dan pendiri 3 Dog Write. Informasi lebih lanjut, kunjungi 3dogwrite.com.