No cualquiera puede dirigir con éxito un negocio de servicios financieros. No cualquiera puede obtener una doble licenciatura en contabilidad y negocios, con especia- lización en finanzas.

Ahora imagínate tratar de lograr ambas cosas al mismo tiempo, con solo 25 años.

Para Daniel Heng, AEPP, IBFQ, que está haciendo todo lo anterior, este nivel de elevada productividad parecía imposible al principio. Cuando Heng, miembro de MDRT desde hace tres años de Singapur, se convirtió en asesor, también hace tres años, se preguntaba constantemente “¿Cómo lo hacen?” cada vez que se encontraba con un compañero que parecía gestionar a la perfección sus compromisos profesionales y académicos.

“Parecía que cada persona con la que me reunía había descifrado el código para gestionar ambos mundos con armonía, transformando lo que parecían retos insuperables en tareas alcanzables”, afirma Heng.

Sin embargo, Heng, que está por cursar su último semestre en la universidad, no se quedó de brazos cruzados admirando el éxito de los demás. Habló con colegas, compañeros de clase y asesores y quedó conmovido con la idea de que todos —incluso iconos mundiales como el cofundador de Microsoft, Bill Gates, y el director general de Apple, Tim Cook— trabajaban las mismas 24 horas del día. Un artículo sobre la rutina de Cook que resumía el enfoque y propósito del ejecutivo hizo que la inspiración y la motivación de Heng alcanzaran un nuevo nivel.

“Me di cuenta de que las personas exitosas no solo viven el momento”, dijo Heng, que a menudo se sentía ocupado pero improductivo en el torbellino de tareas escolares y reuniones con clientes. “Hacen que valga la pena”.

Al interiorizar esta revelación, la mentalidad de Heng respecto a la productividad y a cómo maximizar su tiempo empezó a cambiar; pasó de estar simplemente ocupado a interactuar estratégicamente. Su motivación surge de ver cada tarea como un paso hacia sus logros académicos y de ampliar sus conocimientos para contribuir de forma más significativa a la vida de sus clientes.

1. El ABCDE de la priorización

La priorización es una técnica sencilla, pero muy eficaz, que Heng utiliza para gestionar sus tareas cotidianas. En concreto, un método que ha resultado muy beneficioso para su negocio es la estrategia que se describe en el libro de Brian Tracy “¡Tráguese ese sapo!”:

• Tareas A: Actividades cruciales con consecuencias importantes si se ignoran. Debemos completar esas tareas primero.
• Tareas B: Tareas importantes, pero menos urgentes.
• Tareas C: Tareas que no tienen consecuencias significativas.
• Tareas D: Tareas que hay que delegar a otros.
• Tareas E: Tareas intrascendentes que deben eliminarse.

Para Heng, las tareas A incluyen prospectar, abrir negocios (por ejemplo, reunirse con los clientes e identificar las deficiencias de sus carteras) y cerrar casos (por ejemplo, recomendar soluciones para subsanar dichas deficiencias). Mientras que las tareas D incluyen tramitar y dar seguimiento a las reclamaciones de los clientes. Estas responsabilidades las delega a su personal administrativo para que el proceso de reclamaciones sea más eficaz.

“Les digo a mis clientes que mi trabajo consiste en asegurarme de que obtengan su reclamación, mientras que el trabajo de mi administrador consiste en hacer el trámite por ellos. Aunque, en la medida de lo posible, sigo encargándome personalmente de las reclamaciones importantes por fallecimiento o enfermedades críticas”, mencionó Heng.

Evaluar con regularidad sus listas de tareas a través de esta óptica alinea sus esfuerzos con lo que más importa, garantizando que cada momento contribuya de forma significativa a sus objetivos generales.

2. El principio de Pareto

Otra estrategia que utiliza consiste en bloquear el tiempo de su agenda diaria con base en el principio de Pareto. Según este principio, el 80% de los resultados proceden del 20% de los esfuerzos. Aplicando este concepto a su agenda diaria, Heng identificó meticulosamente el 20% de las tareas, como la prospección, el marketing y las reuniones con clientes para abrir o cerrar nuevos negocios, que generaba el 80% de los resultados deseados.

Con este conocimiento, Heng asigna bloques de tiempo específicos para asegurarse de que cada actividad crucial tenga un espacio reservado en su día. Cumplir estrictamente estos límites de tiempo le ayuda a enfocarse mejor y a ser más eficiente, lo que se traduce en resultados productivos constantes.

Para asegurarse de que aplica ambas estrategias de forma constante, implementa estos tres enfoques imprescindibles:

• Identificar un socio al que rendir cuentas: Colaborar con un compañero o mentor sirve como sistema de apoyo mutuo y fomenta la rendición de cuentas sobre el cumplimiento de prácticas eficaces de gestión del tiempo.
• Cultivar una cultura de aprendizaje continuo: Asistir a seminarios, leer libros y participar en talleres sobre gestión del tiempo permiten que Heng se mantenga actualizado con nuevas estrategias.
• Apartar una hora semanal como director general: Durante este tiempo, Heng revisa las actividades de la semana y se aleja de las tareas rutinarias para obtener una perspectiva más amplia y planear estratégicamente las tareas de la semana siguiente.

“En el mundo de la asesoría financiera y el académico, continúa la creencia de que entre más ocupado estés, más productivo eres”, afirmó Heng. “Sin embargo, la realidad es totalmente distinta. No se trata del número de horas sino de la esencia y el impacto de esas horas”.

Audrey Heng es redactora en Team Lewis, una agencia de comunicaciones que apoya a MDRT en el desarrollo de contenido para los mercados de la región Asia-Pacífico. Contacto mdrteditorial@teamlewis.com.

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