Hay una diferencia entre identificar una vulnerabilidad y sentir que tienes la capacidad de hacer algo al respecto. Por eso, cuando la encuesta anual comparativa de MDRT le indicó que su negocio tenía exceso de personal, Aurora L. Tancock, FLMI, CFP, se encogió de hombros.

“Tenía la sensación de que no éramos todo lo eficientes que podramos ser, pero no me tomé la molestia de investigarlo porque intentaba estar frente a los clientes lo más posible”, dijo esta miembro de MDRT desde hace 23 años de St. Catharines, Ontario, Canadá. “Estaba demasiado enfocada en las interacciones con los clientes como para escudriñar el funcionamiento interno de la oficina”.

Eso fue hasta que Tancock asistió a una sesión de trabajo en la Reunión Anual de Top of the Table, donde aprendió a personalizar la encuesta y a comparar su despacho con el de otros que se dedican al mismo tipo de negocio: en este caso, planeación patrimonial y de la jubilación para 225 familias, con 75% del negocio enfocado en la planeación del patrimonio y 25% en planeación de seguros/riesgos. La conclusión seguía siendo la misma: exceso de personal.

Esta vez, Tancock escuchó. Le pidió al gerente de su oficina que elaborara una lista de lo que hacía cada miembro de su personal, que en aquel momento incluía a dos asesores además de Tancock, cuatro miembros del equipo a tiempo completo y uno a medio tiempo, y si estaban totalmente capacitados, mayoritariamente capacitados o aún necesitaban mucha capacitación. Esta investigación identificó que, entre las personas recién contratadas que necesitaban más capacitación, había una en particular que tenía dificultades para completar el trabajo que se le asignaba, lo que llevó a una compañera a asumir sus responsabilidades porque ella misma no tenía suficiente trabajo que hacer. Además, el exceso de personal provocaba tiempos muertos; aunque se realizaba el trabajo, no todos los miembros del personal trabajaban con eficacia.

Sin la encuesta comparativa, Tancock no habría examinado a fondo el funcionamiento de su negocio ni habría hecho los cambios que han dado lugar a mejoras.

Lleva un registro de tu situación

• La encuesta anual confidencial recopila información de los miembros de Court of the Table y Top of the Table para ayudar a los demás a aprender unos de otros sobre su desempeño, retos, objetivos y mucho más.
• La encuesta de 2023 se completó a principios de año e incluyó datos de 316 miembros.
• Los participantes de la encuesta reciben acceso a un portal en línea en el que pueden personalizar los resultados, enfocarse en la información más relevante para su negocio y aplicar lo aprendido según lo consideren oportuno.

Negocio típico

Retos importantes

Los asesores citaron estos tres retos como los más importantes a los que se enfrentará su negocio durante los próximos cinco años:

Prioridades clave para invertir en 2023

Fusiones y adquisiciones

Métricas clave de desempeño



El mejor de su clase

El 25% de los mejores negocios que participaron en la encuesta se identificó en función de los siguientes resultados agregados:

• Crecimiento de las ventas
• Ingresos por equivalente a tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés)
• Remuneración total y ganancias empresariales por socio

Los beneficios del conocimiento

Pero incluso la información que no provoca cambios inmediatos puede tener un impacto.

Travis Maxwell Roche Hamilton, miembro de MDRT desde hace 5 años de Christchurch, Nueva Zelanda, tiene pocas oportunidades de implementar todas las lecciones de la encuesta, ya que su negocio es una filial de una empresa hipotecaria mayor que le remite todo el trabajo. Por ejemplo, tener una calificación baja en rentabilidad no preocupaba necesariamente a los socios comerciales de Hamilton debido a que los ingresos se distribuyen entre las partes, por lo que reducir esos gastos tendría como resultado que el negocio de Hamilton pagara menos por los referidos que recibe de la empresa matriz. La paradoja es que la compañía puede buscar mayores ingresos, pero no lo hará reduciendo su estructura de costos. Aun así, Hamilton cree tanto en los méritos de la encuesta que quiere ayudar a aumentar la participación de los miembros.

“Nuestro consejo definitivamente reconoce el valor en lo que presento sobre cómo nos va en términos de clientes e ingresos en comparación con negocios afines”, dijo Hamilton, cuyo equipo forma parte de un grupo de 13 asesores hipotecarios que incluye otros dos asesores y dos empleados de apoyo que ayudan a 800 hogares con seguros, inversiones e hipotecas. “Es tranquilizador saber que estamos haciendo cosas buenas y ver cómo vamos año tras año en la dirección correcta en muchas áreas”.

Para Hamilton, eso significa ver en los resultados de 2023 que el tamaño de la plantilla de su negocio coincide con el de otros similares, lo que les confirmó que tenían el personal suficiente. También fue tranquilizador ver que su negocio coincidía con otros en cuanto a las funciones del personal y las prioridades empresariales, y señaló la tendencia a sobrestimar el crecimiento.

“El año pasado, todo el mundo fue excesivamente optimista, incluidos nosotros”, dijo Hamilton. “Es bueno saber que, al hacer la planeación del siguiente año, debemos ser más conservadores en cuanto a los objetivos de crecimiento”.

Con tantos clientes que adquieren su primera vivienda, el negocio de Hamilton supera con creces a la mayoría en ingresos procedentes de nuevos negocios (85% frente a 42%). Con negocios comparables que rondan el 60%, Hamilton sabe que necesita seguir aumentando su cartera y su flujo de ingresos para depender menos de los nuevos negocios.

Además, utilizó los resultados de la encuesta del año anterior para reconocer la necesidad de aumentar la remuneración de su personal de apoyo, lo cual aprobó el consejo. Para los asesores que se encuentran en una situación similar, Hamilton recomienda que elaboren su propio análisis de la encuesta en lugar de presentar el informe completo de 30 páginas para que el consejo lo interprete por sí mismo.

“Me encantan los datos y el análisis, y buscar tendencias, y hacer la encuesta solo me lleva entre 20 y 30 minutos”, dijo, haciendo notar la tranquilidad de saber que su empresa hace una valoración anual del negocio y tiene sistemas formales de referidos, mientras que muchas otras no lo hacen. “Nuestro objetivo era estar a la altura de otras compañías de riesgo nuevas y similares de Nueva Zelanda. Ahora queremos añadir objetivos para estar a la par con el 25% superior, y con base en las cifras del año pasado, considero que estamos en camino de conseguirlo”.

Implementación de los cambios

Tomar medidas ya ha demostrado ser fundamental para Tancock. Además de despedir a la empleada con bajo desempeño (su incapacidad para cumplir los plazos empezaba a afectar el servicio al cliente) y aumentar los salarios para ser más competitivos, ahora anima a los empleados a proponer ideas en las reuniones mensuales sobre otras formas de aumentar la eficacia del negocio. Ahora, Tancock también agradece con más frecuencia a su equipo y les pregunta cómo están cada día para medir el pulso de la oficina, donde las personas más capacitadas sienten más seguridad laboral gracias a la alineación entre los empleados y sus funciones.

“Antes me veían tan ocupada que, si tenían algo que decirme, sentían que no podían venir a hablar conmigo. Ahora les digo: siempre tengo tiempo; por favor, vengan a verme con cualquiera de sus inquietudes”, dijo Tancock. “A veces consulto la Encuesta comparativa para ver cómo estoy en términos de producción, pero ilustra más que eso. Si tienes ineficiencias en tu negocio, puedes tener una gran producción, pero aun así no ser tan rentable como otra empresa”.

Para más información sobre la Encuesta comparativa de MDRT, ponte en contacto con jschimka@mdrt.org o njohnson@industryinsights.com.

Contacto

Travis Hamilton travis@tmxadvice.co.nz
Aurora Tancock aurora@atfs.ca