Es común ver a un asesor que trabaja diariamente para reunirse con todos sus clientes y nunca pasa tiempo en casa con su familia. Cuando empecé a formar mi familia, decidí poner límites organizando mi agenda con anticipación, es decir, planeaba desde todo un año hasta un año y medio con anticipación para generar mi semana ideal.

Mi empresa ofrece servicios de gestión patrimonial por honorarios y los activos de nuestros clientes promedio están en un rango de $2 a $5 millones de USD. Mi semana ideal luce de la siguiente manera: Me reúno con mis clientes todos los martes, miércoles y jueves. Los lunes me preparo para la semana que tengo por delante y empiezo a hacer los preparativos previos desde los domingos en la noche, de manera que cuando me reúna con mi equipo el lunes por la tarde, yo esté listo. Nos reunimos por la tarde porque en la mañana llevo a mi hija a la escuela.

Me reúno con otros socios o consultores y, en caso de ser necesario, nos reunimos con otros asesores. Si llegara a necesitar reunirme con clientes los lunes, programo esas reuniones para el final del día. Los martes, miércoles y jueves los dedico en su totalidad a tener reuniones con los clientes; los viernes mi equipo y yo nos ponemos al día y planeamos la siguiente semana. Ya no trabajo sábados ni domingos.

¿Cómo logré organizar mi agenda de esta manera?

Dejé de hacer visitas a domicilio. Eso puede parecer difícil de lograr si constantemente eres tú el que se desplaza para ir a ver a tus clientes y están acostumbrados a que lo hagas. Gradualmente tuve que acostumbrar a mis clientes a que no esperaran que me reuniera con ellos en sus casas. Empecé por no programar citas para ver clientes los fines de semana. A continuación, dejé de reunirme en las noches con los clientes en sus casas. Solo me reunía con los clientes en días entre semana y durante las mañanas y poco a poco hice la transición hasta no hacer visitas a domicilio en lo absoluto.

De vez en cuando me reunía con clientes en domingo porque, en ese entonces, ese era el día en el que estaban dispuestos a ir a mi oficina. Poco a poco dejé de tener reuniones los domingos y, con el paso del tiempo, también los sábados, y logré programar todas las citas de martes a viernes hasta que, finalmente, dejé de planear reuniones los viernes.

Eliminar las reuniones de los viernes fue un poco difícil. El universo me puso a prueba, pues cada vez que surgía una buena oportunidad un viernes, por ejemplo, la venta de una gran póliza de vida, terminaba cediendo y me reunía con el cliente. Sin embargo, las cosas nunca salían bien o el cliente cancelaba o cambiaba la cita en el último momento. Entonces, implementé una regla que consistía en que, si los clientes nos pagaban algún tipo o forma de honorarios, podría reunirme con ellos en viernes.

Lo que me dio cierta tranquilidad es que solo estaba trabajando un fin de semana al mes durante las estaciones de invierno y otoño. Nadie quiere reunirse conmigo en mi oficina en sábado ni domingo, particularmente durante, la primavera puesto que el clima empieza a ser agradable, ni durante el verano, cuando la gente prefiere estar en la playa. Por lo general, me llamaban para cancelar o posponer las reuniones programadas en esas estaciones. Fue así como limité mis reuniones de fin de semana a los meses de otoño e invierno y trabajaba los sábados y domingos desde las 10 de la mañana y hasta las 5 de la tarde.

Si los clientes cancelaban o reprogramaban su fin de semana, yo no estaría disponible hasta el siguiente mes y tendrían que esperar tres o cuatro semanas para poder reunirse conmigo. Organizaba mi agenda con anticipación y se las enviaba a mis clientes para que supieran cuáles serían los fines de semana que trabajaría en caso de que desearan reunirse conmigo. Si me cancelaban una reunión y me pedían que nos reuniéramos el siguiente fin de semana, la respuesta sería no ya que no trabajaría ese fin de semana.

La flexibilidad es la clave

Mi meta final es reunirme con mis clientes solo dos veces a la semana. Evidentemente puedo hacer excepciones en mi agenda. A todos nos pasan cosas que no podemos controlar. Los clientes pueden enfermarse, y algunos de ellos acaban de tener un bebé y no quieren desplazarse ni salir. Por lo tanto, a veces soy yo el que se desplaza para verlos en fines de semana y en ocasiones llevo a mi familia, paseamos juntos y conocemos al nuevo integrante de su familia. De esta manera, los clientes conocen a la mía y aprovechamos lo mejor posible la situación.

No existen normas estrictas en la programación de mi agenda; sin embargo, cuando quieres tomar decisiones relacionadas con la gestión de tu calendario, resulta útil haber implementado estos parámetros. Les pasamos a los clientes la agenda con una anticipación de 12 semanas y bloqueamos los días y semanas que no trabajaremos para que puedan ver nuestra disponibilidad y apartar un día que sea conveniente para ellos. Bloquear mi agenda me permite apartar tiempo para salir de vacaciones con mi familia, celebrar mi cumpleaños, el de mi esposa, nuestros aniversarios y cualquier otro evento especial.

Barjes Angulo es miembro de MDRT desde hace 14 años de Nueva York, Nueva York, EUA. Puedes contactarlo en barjes@angle-fifth.com.