Los profesionales de servicios financieros aprendieron a organizar seminarios virtuales durante la pandemia y probablemente lo hicieron bastante bien. Ahora que la mayor parte del mundo está adoptando una combinación de trabajo a distancia y presencial, habrá un cambio drástico en nuestra forma de reunirnos.

El deseo de volver a los talleres y seminarios con audiencia totalmente presencial es evidente; sin embargo, el mundo se ha dividido entre los que quieren estar en una sala y los que prefieren las reuniones virtuales. Con clientes y prospectos ubicados en diferentes lugares del mundo, realizar reuniones híbridas parece ser la combinación perfecta. Sin embargo, el truco está en combinar la interacción de los asistentes tanto presenciales como virtuales para obtener los mejores resultados. Si se realizan correctamente, los beneficios de las reuniones híbridas con clientes y prospectos podrían superar cualquier alternativa.

A continuación encontrarás cuatro consejos para conseguir la combinación perfecta desde el principio:

1. Incluye a los participantes virtuales de formas únicas

Limitarte a poner una gran pantalla a un lado de la sala de reuniones es como si tuvieras a los participantes al otro lado del teléfono. En su lugar, recurre a un moderador tanto en la plataforma como en el lugar presencial para que los asistentes virtuales puedan interactuar. Además de la pantalla principal, coloca varios monitores alrededor de la sala en distintos ángulos de cámara, para que los asistentes virtuales tengan una presencia física en la sala.

Considera también la posibilidad de realizar encuestas entre la audiencia virtual, compartir los resultados con todos y preguntarles a los participantes presenciales sobre sus reacciones a los resultados para debatir al respecto.

2. Probando, probando, 1, 2, 3

Las reuniones virtuales son más sencillas cuando se aborda la mayor queja: los retrasos por problemas técnicos que deberían haberse resuelto antes del evento. Aquí es donde la práctica hace al maestro.

Cuando optamos por un modelo de reunión híbrido, el eslabón más débil de la cadena es la tecnología. Asegúrate de contar con expertos en TI en el lugar de la conferencia y háblales de esos planes híbridos para que puedan orientarte sobre el equipo necesario para que todo funcione a la perfección. Pedir un ensayo previo con el equipo de TI del lugar es una buena práctica.

Estas pruebas garantizan que las cámaras estén colocadas en los lugares adecuados, que la iluminación y los micrófonos estén correctamente calibrados y que el ancho de banda del lugar pueda soportar el número de asistentes virtuales. Como medida de seguridad final, conoce y revisa el plan de respaldo del lugar en caso de que algo falle.

3. Crear contenido on-demand para después

Transmitir en directo la reunión presencial para la audiencia virtual crea una gran oportunidad posterior a la reunión, tanto para los clientes como para los nuevos miembros del equipo. Al tener varios ángulos de cámara e interacciones tanto con la audiencia virtual como en persona, puedes desarrollar un video de postproducción que capture ambas formas de participación y las combine de manera única.

Una estrategia común en muchas conferencias es recabar testimonios. Dado que algunos participantes ya se encuentran en una plataforma de transmisión en directo, esta podría ser una buena oportunidad para pedirle a alguno de ellos que comente brevemente sus impresiones sobre la conferencia o la reunión durante una pausa. Estos videos pueden editarse para crear un montaje virtual para los participantes en línea y las publicaciones en las redes sociales. El contenido on-demand también puede resaltar cómo esta reunión fue diferente y permitió que todos participaran, independientemente de su ubicación.

4. Utilizar los datos de la reunión virtual para mejorar la interacción en persona

Cuando se trata de mejorar conferencias y talleres, sin duda lo más difícil es la falta de datos que puedan utilizarse para mejorar futuras reuniones. Al tener participantes virtuales, es posible aprovechar la captura de datos. En lugar de limitarte a recopilar información sobre el número de asistentes en línea, el tiempo que estuvieron conectados y su nivel de participación, puedes beneficiarte de tener una audiencia cautiva.

Gracias a que estas audiencias ven la reunión o conferencia desde distintos ángulos, los organizadores de eventos también pueden observar a los asistentes en persona y ver cómo les va durante la conferencia. Monitorear las observaciones de los asistentes, tanto virtuales como presenciales, puede ser una excelente manera de medir el ánimo de la audiencia.

Si bien los líderes ya no tienen que hacer planes en torno a una pandemia, es probable que las reuniones virtuales hayan llegado para quedarse. La combinación de técnicas presenciales y virtuales ofrece una gran oportunidad para aprovechar lo mejor de ambos mundos.

Lisa Apolinski es oradora internacional, estratega digital, autora y fundadora de 3 Dog Write. Para más información, visita 3dogwrite.com.